استعفا مدیر ساختمان و نمونه متن استعفای هیئت مدیره
مدیر ساختمان توسط اعضای ساختمان به مدت دو سال انتخاب می شود. اگر برای اولین بار این مسئولیت را قبول می کنید ممکن است از مسائل و مشکلات آپارتمان ها و به خصوص مجتمع های بزرگ آگاهی چندانی نداشته باشید و شاید قبل از اتمام قرارداد قادر و یا مایل به ادامه وظایف محوله نباشید. در چنین مواقعی باید قبل از ترک مسئولیت، نامه ای به عنوان استعفای مدیر ساختمان تهیه و آن را به هیئت مدیره تحویل دهید و کناره گیری خود را از سمت مدیریت اعلام کنید.
خلاصه محتوا: مدیر ساختمان یا اعضای هیئت مدیره در صورتی که تمایل به کناره گیری داشته باشند، با نوشتن نامه و اطلاعیه میتوانند اقدام به استفعا کنند و ساکنین ساختمان بایستی مدیر جدید را از طریق رای گیری انتخاب نمایند.
.jpg)
استعفا مدیر ساختمان چگونه صورت می گیرد؟
براساس قانون مدت زمان انجام ماموریت مدیر یا مدیران ساختمان 2 سال تعیین شده است. اما ممکن است که مدیر به هر دلیلی حاضر به ادامه فعالیت در ساختمان نباشد. هنگام کناره گیری مدیر ساختمان از مسئولیت مدیریت می تواند استعفای خود را به اعضای ساختمان اعلام کند. او برای قطع همکاری و اتمام مسئولیت خود، باید متن استعفا نامه را آماده کرده و در انتهای استعفانامه اسم و امضای خود را نوشته و تحویل ساکنین یا هیئت مدیره ساختمان بدهد.
برای استعفای مدیر یا هیات مدیره ساختمان، طبق ماده 16 قانون و تبصره ماده 16 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها آمده است که: « در صورت استعفا، فوت، عزل یا حجر مدیر یا مدیران ، قبل از انقضای مدت، مجمع عمومی فوق العاده، به منظور انتخاب جانشین تشکیل خواهد شد. تبصره: در صورتی که سه نفر و یا بیشتر از اعضای هیات مدیره، به جهات فوق، از هیات مدیره خارج شوند، مجمع عمومی فوق العاده باید به منظور تجدید انتخاب هیات مدیره آپارتمان تشکیل شود.»
.jpg)
نمونه متن استعفا مدیر ساختمان
به طور کلی استعفا نامه متنی است که در یک برگه تمیز با خط خوانا و مرتب نوشته می شود این نامه با نام خدا آغاز می شود و پس از نوشتن مشخصات فردی و سمت خود به سراغ متن اصلی استعفا نامه می رود. در ادامه دلایل استعفا را ذکر کرده و مراتب تشکر خود را اعلام می کند. نمونه متن استعفای مدیر ساختمان مسکونی به طریق نامه زیر نوشته می شود و در پایان سمت چپ نامه، نام و نام خانوادگی خود را نوشته و امضا می کند.
بسمه تعالی
اعضای هیئت مدیره محترم ساختمان:
جناب آقای/خانم
موضوع: درخواست استعفا از مدیریت ساختمان
با سلام و احترام
بدینوسیله به احضار آن مقام محترم می رساند اینجانب و به شماره شناسنامه ...........از تاریخ........... مشغول به کار می باشم. و به دلایل شخصی تقاضای استعفا خود را از تاریخ...... به حضور محترم اعلام می دارم.
امیدوارم همکاری اینجانب برای این ساختمان مثمر ثمر بوده و در این مدت از بسیاری از آموزش ها بهره مند شده ام.
لذا خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت به سایر اهالی ساختمان اعلام دارید و همچنین در صورت آموزش به فرد جدید در این شغل اعلام آمادگی می کنم.
قبلا از حسن نظر و توجه جنابعالی نهایت تشکر و قدردانی را دارم و برای شما آرزوی توفیق روز افزون را از درگاه خداوند خواستارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
متن واگذاری مدیریت ساختمان
واگذاری مدیریت ساختمان یکی از مراحل مهم در انتقال مسئولیتهای اجرایی و مالی بین مدیر قبلی و مدیر جدید است. در این فرآیند باید تمامی اسناد، اطلاعات و تعهدات بهصورت شفاف و مستند تحویل داده شود تا از بروز اختلافات آینده جلوگیری گردد. متن واگذاری مدیریت ساختمان می تواند به شرح زیر باشد:
صورتجلسه واگذاری مدیریت ساختمان
این صورتجلسه در تاریخ ............ بین آقای/خانم ............ (مدیر قبلی ساختمان) و آقای/خانم ............ (مدیر جدید ساختمان) در محل ساختمان واقع در ............ تنظیم گردید.
بر اساس این صورتجلسه، کلیه مسئولیتها، اختیارات و امور اجرایی مربوط به مدیریت ساختمان از تاریخ فوق به مدیر جدید واگذار میگردد. مدیر قبلی متعهد شد تمامی اسناد و مدارک مرتبط شامل دفاتر مالی، گزارش درآمد و هزینهها، قراردادهای جاری (نظافت، نگهبانی، سرویس آسانسور و ...)، کلید فضاهای مشترک، اطلاعات ساکنین و موجودی حساب ساختمان را بهصورت کامل تحویل دهد.
همچنین وضعیت بدهیها، مطالبات و هزینههای جاری ساختمان به اطلاع مدیر جدید رسید و مورد تأیید طرفین قرار گرفت. این صورتجلسه در صحت کامل تنظیم و به امضای طرفین رسیده و از تاریخ مذکور لازمالاجرا میباشد.
امضای مدیر قبلی: ............
امضای مدیر جدید: ............
امضای اعضای حاضر/هیئتمدیره: ............
مدیر ساختمان بعد از استعفا، چه چیزهایی را باید تحویل دهد؟
پس از ارائه متن استعفا از مدیریت ساختمان، مدیر موظف است تمامی موارد مرتبط با مدیریت را بهصورت کامل و دقیق به مدیر جدید یا هیئتمدیره تحویل دهد. این تحویل شامل:
مدیر ساختمان بعد از استعفا، چه چیزهایی را باید تحویل دهد؟
پس از ارائه متن استعفا از مدیریت ساختمان، مدیر موظف است تمامی موارد مرتبط را بهصورت کامل و شفاف تحویل دهد. مهمترین موارد عبارتند از:
- اسناد مالی: گزارش کامل درآمد و هزینهها، دفتر حسابها، صورتحسابها و رسیدهای پرداختی
- موجودی حساب: اعلام دقیق موجودی حساب بانکی ساختمان و ارائه دسترسی یا مستندات مربوطه
- قراردادهای جاری: شامل قراردادهای نگهبانی، نظافت، سرویس و نگهداری آسانسور، بیمه و سایر خدمات
- اسناد و مدارک ساختمان: مدارک مالکیت مشاعات، پروندههای اداری و مستندات مرتبط با مدیریت
- کلیدها و دسترسیها: کلید فضاهای مشترک، انباریها، موتورخانه، پشتبام و سایر بخشهای عمومی
- رمزها و اطلاعات مهم: رمز حسابها، پنلهای آنلاین، قبوض خدماتی و هرگونه دسترسی دیجیتال
- اطلاعات ساکنین: لیست واحدها، شماره تماسها، وضعیت بدهی یا بستانکاری هر واحد
- وضعیت بدهیها و مطالبات: اعلام کامل بدهیهای ساختمان و مطالبات از ساکنین
- صورتجلسه تحویل: ثبت و امضای تمامی موارد در قالب صورتجلسه رسمی برای جلوگیری از اختلافات
تحویل دقیق این موارد باعث میشود فرآیند انتقال مدیریت شفاف، قانونی و بدون مشکل انجام شود.
موارد عزل مدیر ساختمان چیست؟
عزل مدیر ساختمان زمانی اتفاق میافتد که ساکنین یا مالکان از عملکرد مدیر رضایت نداشته باشند یا تخلفی رخ داده باشد. در چنین شرایطی، تنظیم صورتجلسه و حتی استفاده از متن کناره گیری از مدیریت ساختمان یا متن استعفا از مدیریت ساختمان میتواند به روند قانونی کمک کند.
موارد عزل مدیر ساختمان عبارتند از:
- عدم اقدام به خرید بیمه های مهمی چون بیمه مسئولیت مدیران ساختمان و بیمه آسانسور در اولین فرصت
- عدم ارائه گزارش مالی شفاف و منظم به ساکنین ساختمان
- سوءاستفاده مالی یا عدم امانتداری در مدیریت هزینهها
- عدم رسیدگی به مشکلات و درخواستهای ساکنین
- بینظمی در پرداخت قبوض و هزینههای مشترک
- عدم اجرای مصوبات مجمع عمومی ساختمان
- ایجاد تنش یا رفتار نامناسب با ساکنین
- عدم حضور یا پیگیری امور مدیریتی بهصورت مستمر
در صورت مشاهده این موارد، ساکنین میتوانند با تشکیل جلسه و رأیگیری، مدیر را عزل و فرد جدیدی را جایگزین کنند تا مدیریت ساختمان به شکل صحیح ادامه پیدا کند.
.jpg)
کناره گیری اعضای هیئت مدیره چه شرایطی دارد؟
هنگامی که یکی از افراد هیئت مدیره از سمت خود کناره گیری می کند، این امر باعث می شود که کل اعضا هیئت مدیره برکنار شوند.مثلا اگر هیئت مدیره یک ساختمان 9 نفر باشد و 3 نفر از آن ها به دلیل استعفا از سمت خود کناره گیری کنند سایر اعضا باقی مانده نیز برکنار می شوند.
پس ماموریت آن ها تمام می شود و باید دوباره انتخابات هیئت مدیره توسط ساکنین ساختمان صورت گیرد. اعضای جدید این سمت، مسئولیت انتخاب مدیر و نظارت بر اعمال اجرایی آن ها را بر عهده دارند. ممکن است تعدادی از افراد هیئت مدیره قبلی، دوباره انتخاب شوند که در این صورت مانعی وجود ندارد و آن ها می توانند فعالیت خود را آغاز کنند.
نحوه انتقال مدیریت ساختمان به فرد دیگر چگونه است؟
طبق قانون تملک آپارتمان نشینی مدیر ساختمان نمی تواند مسئولیت خود را به شخص دیگری واگذار کند. اما در صورت استعفا و یا عزل و حجر مدیر، انتقال مدیریت ساختمان به فرد دیگر مهم و اجرایی ست.
هنگامی که مدیر یک مجتمع مسکونی از انجام مسئولیت هایی که به او محول شده است کوتاهی و بی اعتنایی کند هیئت مدیره مسئول رسیدگی به قصور مدیر هستند و می توانند طبق ماده 16 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان نشینی، مدیر را عزل کنند. چنانچه قصور مدیر ثابت شود هیئت مدیره این اختیار را دارد که بعد از عزل مدیر فرد دیگری را به عنوان مدیر جدید آپارتمان انتخاب کنند.
مدیریت ساختمان کار پر مسئولیتی است که این مسئولیت ها و مشکلات به وجود آمده در مجتمع های بزرگ و برج ها چند برابر می شود. بنابراین ممکن است برخی از مدیر یا مدیران قادر به ادامه فعالیت خود در ساختمان ها نباشند. آن ها می توانند قبل از پایان یافتن مدت مدیریت خود، با تحویل دادن استعفا نامه به هیئت مدیره از سمت خود کناره گیری کنند.
در صورت فوت مدیر، ناگزیر باید فرد دیگری توسط هیئت مدیره انتخاب شود. در مورد فوت مدیر قوانینی به تصویب رسیده است که در صورت وقوع چنین حادثه ای می توان بر اساس مقررات اقدام به تعویض مدیر ساختمان کرد.
حجر مدیر نیز موجب عزل او توسط هیئت مدیره می شود. فرد محجور به علت ضعف قوای روحی و ذهنی توانایی تشخیص بسیاری از مسائل اقتصادی را ندارد. تمامی معاملات و قرارداد های منعقده توسط مدیر محجور بر اساس قانون باطل است. بنابراین چنین فردی نمی تواند مسئولیت اداره مجتمع و پرداخت قبوض و خرید بیمه های مسئولیت مدیریت ساختمان و آسانسور را برعهده بگیرد.
.jpg)
نکات مهم
هنگامی که مدیر ساختمان به هر دلیلی تصمیم به استعفا می گیرد باید نکاتی را مد نظر قرار دهد و مقرراتی را که در این زمینه وجود دارد رعایت کند:
- از آن جایی که قبول مسئولیت سنگین حفظ و نگهداری مجتمع و مسائل مربوط به آن، نیازمند دقت و مدیریت قوی است رها کردن مدیریت بدون اعلاام قبلی و به صورت قهرانه مورد قبول ساکنین و هیئت مدیره نیست و باید بعد از دادن استعفا نامه و قبول آن از طرف هیئت مدیره از کار خود کناره گیری کند.
- تا زمانی که هیئت مدیره با استعفای مدیر موافقت نکرده باشند، تمامی مسئولیت آپارتمان مانند پرداخت قبوض و حق بیمه مسئولیت و رسیدگی به امورات، بر عهده مدیر است.
- مدیر نباید فردی محجور باشد. بر اساس ماده 1207 قانون مدنی، حجر شامل افراد صغیر زیر 18 سال، افراد غیر رشید یا سفیه و بیماران روحی و روانی می شود.
- استعفا مدیر ساختمان باید به صورت رسمی نوشته شده و نام و امضا مدیر در قسمت پایین استعفا نامه درج شود.این نامه را باید توسط مدیر به مجمع عمومی تحویل داده شود و منتظر موافقت آن ها باشد.
- یکی از سیاست های برخی از هیئت مدیره های مجتمع ها انتخاب فردی به عنوان علی البدل به هنگام نبودن مدیر است. هنگامی که مدیر به هر دلیلی استعفا و از کار کناره گیری کند و یا مسافرت چند هفته ای داشته باشد، مسئولیت مدیریت بلافاصله به او محول می شود.
- زمانی که مدیر سهوا و یا به صورت غیر عمد مسبب خسارت وارده به ساختمان می شود نیازی به استعفا دادن مدیر نیست. او می تواند با جبران کردن خسارت وارده ادامه مدیریت ساختمان و فعالیت خود را به دست گیرد.
کلام آخر
استعفای مدیر ساختمان باید به صورت نوشتن استعفا نامه و تحویل آن به هیئت مدیره باشد. هیئت مدیره نیز پس از موافقت استعفا نامه، ساکنین را هم از کناره گیری مدیر و استعفایش با خبر می کنند و بلافاصله با تشکیل جلسه ای مدیر جدید انتخاب می شود. در صورت عزل، فوت و یا داشتن مشکلات روحی مدیر، نیز باید فرد دیگری جایگزین او شود و امورات ساختمان مانند حفظ و نگهداری آن و پرداخت قبوض و حق بیمه های مسئولیت مدیریت ساختمان و آسانسور و ... را برعهده گیرد.
مقالات مرتبط:
مطالب مرتبط