نحوه ارائه فاکتور و گزارش مالی مدیر ساختمان و هیئت مدیره مجتمع
در آپارتمان و یا مجتمع ها مدیر یا مدیرانی انتخاب می شوند تا رسیدگی به امورات ساختمان را به عهده بگیرند. این رسیدگی ها از طریق جمع آوری شارژ از واحدها صورت می گیرد و مبلغ تهیه شده برای تعمیرات تاسیسات ساختمان، فعالیت های خدماتی مانند نظافت مشاعات ساختمان و یا پرداخت حق بیمه مسئولیت مدیر ساختمان و... مصرف می شود.
تمامی این هزینه ها باید شفاف و دقیق در تابلو اعلانات آپارتمان به صورت ماهانه نوشته شود و در دیدرس تمام ساکنین قرار گیرد که به این روش، گزارش مالی مدیر ساختمان گفته می شود. برای آشنایی با سهولت در تهیه گزارش مالی و استفاده از برنامه هایی که در محاسبه مخارج ساختمان از آنها استفاده می شود، همراه ما باشید.
خلاصه مقاله: مدیر هر مبلغی که از شارژ ساختمان، برای حفظ و نگهداری آن خرج میکند، باید صورت حساب هزینه ها را به هیئت مدیره و ساکنین ارائه دهد. مدیر می تواند برای سهولت و دقت در ارائه گزارش مالی، به جای روش سنتی مانند نوشتن گزارش در تابلو اعلانات، از نرم افزار های گزارش مالی ساختمان استفاده کند.
گزارش مالی ساختمان چیست و چه کاربردی دارد؟
در مجتمع های مسکونی مدیر یا مدیرانی هستند که به صورت دوره ای انتخاب می شوند. مدیرمبلغی را که در ماه گذشته، برای قسمت های مختلفی از ساختمان (مثلا رسیدگی و نگهداری مشاعات ساختمان، تعمیرات تاسیسات و...) خرج کرده است را در تابلو اعلانات می نویسد تا همه ساکنین از گزارش مالی مدیر ساختمان مطلع شوند.
مدیر باید گزارشی که مربوط به فعالیت های انجام شده در ساختمان است، را تهیه کند (بیلان مدیر ساختمان) و درهنگام اتمام ماموریت خود به مدیر بعدی تحویل دهد. تا مدیر جدید نیز از جزئیات خرج و مخارج ساختمان اطلاعاتی را بدست آورد یا این که فردی از ساکنین بخواهد هزینه های مصرفی را محاسبه کند، این دفتر در اختیار او قرار گیرد تا سوء تفاهمی پیش نیاید.
راهنمای تنظیم گزارش مالی مدیر مجتمع مسکونی
تنظیم گزارش مالی مدیر ساختمان در برج ها و مجتمع های بزرگ مانند رسیدگی به تک تک هزینه ها و مبلغ دریافتی و گرفتن شارژ از تمامی واحد ها کاری زمان بر و مشکل است. بنابراین با استخدام فردی به عنوان حسابدار مجتمع، مسئولیت خرج و مخارج ساختمان، مطالبه حق شارژ از همه ساکنین و رسیدگی به بدهی های هر واحد به علت عدم پرداخت شارژ و... بر عهده او گذاشته می شود.
با پیشرفت تکنولوژی مدیریت ساختمان و مجتمع ها به جای استفاده از روش های سنتی مانند تابلو اعلانات و دفاتر یادداشت، می توانند از طریق استفاده از نرم افزارها به راحتی کارهای مدیریتی را انجام دهند. شما می توانید با گوشی هوشمند خود نرم افزار مدیریت ساختمان را دانلود کنید و از خدمات و فواید آن بهره مند شوید برخی از این نرم افزار های مدیریتی ساختمان عبارت از نرم افزارهای هومتیک، آپارتمانا، شارژبوک، کاشانه، شارژمان و غیره است.
گزارش مالی مدیر ساختمان توسط نرم افزار
ارائه صورت حساب از طرف مدیر مجتمع، می تواند از طریق نرم افزار مدیریت ساختمانی انجام شود. فعالیت هایی که این نرم افزار ها انجام می دهند شامل موارد زیر است:
- پرداخت شارژ به صورت آنلاین توسط تلفن همراه و سیستم کامپیوتر
- محاسبه خودکار شارژ، بر طبق تعداد نفرات، تعداد پارکینگ و متراژ واحد ها
- ارتباط با ساکنین از طریق تابلو اعلانات
- اعمال جریمه دیرکرد برای واحد هایی که شارژ پرداخت نکرده اند.
- تعریف صندوق ذخیره پول برای مواقع غیر قابل پیش بینی
- امکان مدیریت همزمان چند ساختمان
- استفاده همزمان ساکنین از نرم افزار مدیریت
انواع گزارش عملکرد مالی مدیر ساختمان
ارائه صورت حساب از طرف مدیر مجتمع باعث می شود که ساکنین شکی به عملکرد او نداشته باشند و با خیال راحت ماهانه حق شارژ خود را پرداخت کنند. گزارش هایی که مدیر ساختمان باید در تابلوی اعلانات به طور کامل و دقیق درج کند شامل موارد زیر است:
- حقوق مربوط به سرایدار و نگهبان
- حفظ و نگهداری تاسیسات و آسانسور
- هزینه های مشترک مانند پرداخت فیش برق، گاز، آب و تلفن
- نظافت و نگهداری مشاعات ساختمان
- پرداخت حق بیمه مسئولیت مدیر ساختمان و بیمه آتش سوزی
روش ارائه صورت حساب از طرف مدیر مجتمع
مدیر ساختمان هر چند مورد اعتماد ترین فرد ساختمان هم باشد، باید هزینه ای که برای ساختمان صرف می کند به صورت شفاف و دقیق ارائه دهد. صورت حسابی که مدیر ساختمان به هیت مدیره و یا ساکنین تحویل می دهد حتما از طریق فیش یا واریز بانکی باشد و هزینه ای که برای نظافت و نگهداری ساختمان صرف می کند رسید و یا فاکتور معتبر و قابل ارائه دریافت کرده و تا پایان مدت مدیریت خود از آن ها نگهداری کند. چنانچه در روش ارائه صورت حساب از طرف مدیر شبهاتی وجود داشته باشد یا این که از ارائه صورت حساب دقیق به ساکنین امتناع کند، می توانید مدیر را عزل کرده و هزینه های اضافی که از شما گرفته است را مطالبه کنید.
گزارش عملکرد مدیر ساختمان شامل چه مواردی است؟
تمامی فعالیت هایی که مدیر ساختمان با تصمیم گیری هیت مدیره و ساکنین انجام می دهد، باید به صورت دقیق ثبت و ذخیره گردد. در ادامه به برخی از فعالیت های مهم اشاره شده است.
پرداخت حق و حقوق سرایدار ساختمان
در ساختمان های بزرگ و مجتمع ها لازم است که فردی به عنوان سرایدار استخدام شود تا به تمیزی و نظافت مشاعات رسیدگی کند. آنها در قسمتی از همان مجتمع زندگی می کنند و در طول روز علاوه بر تمیزی مشاعات تا حد ممکن در پی مراقب و افزایش امنیت ساختمان در برابر سرقت نیز هستند. همچنین برخی از کارهای باغبانی و نامه رسانی در داخل مجتمع و جلوگیری از وارد آمدن خسارت به تاسیسات و... از وظایف محوله به سرایدار است. او هم ماهانه مبلغی را از مدیر ساختمان دریافت می کند . مدیر نیز باید حقوق و مزایای او را به صورت ماهانه پرداخت کرده و از او رسید دریافت کند. مدیر حقوق و یا اضافه کاری که به سرایدار می دهد در حساب سالانه و ماهانه ثبت و نگهداری می کند.
پرداخت هزینه نصب دوربین
بهترین راه برای ایجاد امنیت در مجتمع ها نصب دوربین مدار بسته است. هزینه دوربین های پیش رفته و کاربردی برای مشاعات ساختمان می تواند مبلغ بالایی باشد. مدیر هنگام خرید و نصب آن توسط فرد قابل اعتماد، مبلغی را که پرداخت می کند، در مقابل رسید مبلغ را از فروشنده و تعمیرکار دریافت می کند. این رسید باید در نزد مدیر ثبت و نگهداری شود.
پرداخت هزینه های آسانسور
در مجتمع ها یک یا چند آسانسور نصب شده که در برخی از آنها، آسانسورهای باری هم وجود دارد که باید هر چند یک بار توسط تعمیرکار شرکتی و معتبر بازرسی و تعمیر شود. تعمیر و نگهداری این وسیله می تواند هزینه های بالایی داشته باشد. بنابراین مدیر ساختمان باید تمامی هزینه هایی را که برای سرویس و تعمیر آسانسور به صورت ماهانه یا سالانه صرف کرده و رسیدی که از شرکت معتبر تعمیرکار دریافت می کند، ثبت و نگهداری کند.
پرداخت هزینه های تعمیر و نگهداری شوفاژخانه
بهترین راه برای گرمایشی مجتمع ها استفاده کردن از شوفاژ است. در شوفاژخانه گرمای مورد نیاز ساختمان تولید می شود و از طریق رادیاتور و لوله کشی شوفاژ، به کل ساختمان انتقال داده می شوئد. اما ممکن است مشکلاتی هم برای موتورخانه و یا لوله های شوفاژخانه رخ دهد که نیاز به تعمیر و یا تعویض قطعات داشته باشد. مدیر باید هزینه ای را که بابت تعمیر و خرید قطعه مورد نیاز شوفاز پرداخت می کند، رسید معتبر را از فروشنده قطعات و سرویسکار دریافت کرده و ثبت و نگهداری کند.
پرداخت هزینه های ایزوگام پشت بام ساختمان
چنانچه مدیر هنگام بازدید از پشت بام، پارگی و ترک هایی را در ایزوگام مشاهده کند، بهتراست به مرمت آنها اقدام کند تا بزرگ شدن ترک ها هزینه اضافی در بر نداشته باشد. مدیر هر هزینه ای را که برای تعمیر ایزوگام ساختمان صرف می کند به صورت فاکتور و رسید معتبر ثبت و نگهداری می کند.
تخلفات در عملکرد مالی مدیر ساختمان
ارائه صورت حساب از طرف مدیر مجتمع باید به صورت شفاف و مستند باشد. گزارشی که مدیر ساختمان برای هیت مدیره و ساکنین می دهد، بر پایه سه بخش دارایی، بدهی و سرمایه است. مواردی را که یک مدیر متخلف، از آن سرپیچی می کند شامل موارد زیر است:
- چنانچه مدیر از حفظ و نگهداری صورت حساب مجمع عمومی و مستندات مالی ساختمان کوتاهی کند.
- به صورت خود سرانه از مبلغ پس انداز شده استفاده کند.
- در تعیین شارژ ماهیانه هر واحد دقت لازم نکرده باشد و پرداخت حق شارژ به صورت ناعادلانه در بین مالکان تقسیم شود.
- بدون اطلاع هیئت مدیره و ساکنین مجتمع، وظایف و اختیارات خود را به افراد دیگر منتقل کند.
- شارژ جمع آوری شده را به امورات غیر مرتبط با حفظ و نگهداری ساختمان هزینه کرده و یا به صورت مصارف شخصی از آن سوء استفاده کند.
- از خرید بیمه مسئولیت مدیر ساختمان و بیمه آتش سوزی امتناع کند.
- نسبت به اعتراضات ساکنین در مورد مشکلات ساختمان و حق شارژ بی توجهی کند.
مدیر ساختمان می تواند بران جلوگیری از هرگونه خسارت جبران ناپذیر با تهیه بیمه مسئولیت هیئت مدیره ساختمان هنگام بروز هرگونه حادثه برای بیمه گذار، ساکنین و اشخاص ثالث، پشتوانه ای محکم برای جبران خسارت داشته باشد.
برای استفاده از مشاوره رایگان کارشناسان بیمه می توانید با شماره 01391003113 مرکز بیمه تماس گرفته و از مزایای بهترین و به صرفه ترین بیمه برای خودتان آگاه شوید.
جمع بندی
مدیر ساختمان هر مبلغی را که به عنوان شارژ و ... دریافت می کند، رسید پرداخت می کند و هر هزینه ای که برای ساختمان خرج کرده در غالب فاکتور به ساکنین ارائه می دهد. برای سهولت در ارائه صورت حساب از طرف مدیر مجتمع، نرم افزارهایی وجود دارد، که به کمک آنها می تواند به صورت آنلاین با ساکنین در ارتباط باشد و حق شارژ را هم از طریق این نرم افزار دریافت کند. همچنین مدیر ساختمان می تواند تمامی فاکتورهایی که از اول مدیریت تا کنون در دست دارد به صورت آنلاین در تابلو اعلانات نرم افزار قرار دهد.
صفحات پیشنهادی: